アナログな大工・警備会社
紙の予定表が、
任せられない状態を作っていた。
現状
- 連絡手段は電話・FAX・LINE・メールの4つ
- 連絡は1日約40件
- 1ヶ月の管理に、紙が少なくとも30枚
- 見積書も請求書も、仕事の情報が紙の予定表にしかない
理想:どうなりたいか
- 作業を任せて、時間を取り戻したい
最重要ポイントを見極める
診断
- 書き忘れ・書き直し・一覧性のなさ・出し忘れの照合不能は、記録が紙だから起きている
- 任せられない原因を突き詰めると、予定を紙で管理していることに行き着く
最重要ポイント
- 紙の予定表が、任せられない状態を作っていた
- ここを解決できれば、すべての問題が解決に向かう
- 診断の結果、最重要ポイントは「紙の予定表」に定まった
紙の予定表から、
デジタルの予定表へ。
新たに生まれる問題への対処
- 予定表は閲覧だけできる形で渡す。本人の操作では、そもそも消せない
- 操作は、毎日使っているLINEから。新しい操作を覚えない
さらに、4つの仕組みへ
- 予定表のデジタル化によって、さらなる業務の効率化を実現できる
- 依頼の自動取り込み・確認の自動返信・従業員への連絡・請求書の自動作成
解決方針を、
実際の仕組みに変える。
設計
- 入力はフォームにして、記入漏れ自体をなくすように
- 入力された内容はAIがチェックして、間違いを指摘するように
- 予定表は使い慣れたGoogleカレンダー。閲覧の権限だけを渡して、誤って消せないように
実装
- すべて私たちのチームで実装。
- 設計を100%反映して、スピード感を持って形に
今までの業務が、
30%の時間でできるように。
変化
- 依頼は自動で予定表に入り、受ける仕事を任せられるように
- 紙30枚が、スマホの1画面に
- 連絡は、文面が自動で作られ、打たずに送れる
- 予定表から、請求書や見積書を自動作成
- 本質的な仕事に集中できて、休みも作れるように
変更のたびに、斜線と書き直し。A4用紙が、1ヶ月に30枚。
自動取り込み確認の
自動返信従業員への
連絡請求書の
自動作成
紙からデジタルへ。予定表を軸に、4つの仕組みが広がる。
LINE入力フォーム
日付
現場
内容
記入漏れは形式でなくし、AIが確かめる。
空いた時間は、本質的な仕事と休みへ。